É fato que organizar um evento é uma tarefa desafiadora, afinal, o processo de produção demanda um bom planejamento para que todas as etapas do projeto saiam como o planejado. É por isso que o sucesso do show, festa ou congresso, dependem exclusivamente de um bom briefing de eventos para que erros não sejam cometidos.



Neste artigo, vamos abordar os 3 erros mais comuns que devem ser evitados na hora de organizar um evento.



Confira!



<h3>1. Não definir um objetivo claro para o evento</h3>



Um dos principais erros cometidos na organização do evento é não ter um objetivo claro e mensurável em mente. Afinal, é a partir desse propósito que o organizador consegue definir se o projeto tem como característica informar, entreter, educar ou comemorar algo, definindo um planejamento alinhado com esse objetivo. Isso inclui a escolha do local, a decoração, o cardápio, o público-alvo e a programação do evento.



Para evitar esse erro, é importante definir os elementos-chave do projeto, como “qual o estilo do evento”, “qual o objetivo dele”, “quem é o público alvo” e “o que é necessário para atingir esse objetivo”. Isso auxiliará o organizador a guiar todas as suas decisões durante o planejamento do projeto.



<h3>2. Não conhecer o público-alvo</h3>



O sucesso de todo e qualquer evento é definido pela superação de expectativa do público-alvo, por isso, a necessidade de conhecê-lo. Para isso, é necessário que o organizador do evento faça um mapeamento das possíveis pessoas interessadas no projeto, para que ele possa fazer um melhor direcionamento de como o evento será feito.



Sugerimos, assim, que o organizador, junto às outras partes envolvidas no projeto, identifiquem as características demográficas do público como idade, gênero, localização, entre outros fatores decisivos. Além de considerar os seus interesses, comportamentos e hábitos.



<h3>3. Não contratar profissionais qualificados</h3>



Outro erro comum é tentar fazer tudo sozinho ou contratar pessoas desqualificadas para as funções do evento. Isso pode comprometer a qualidade do projeto e causa problemas que poderiam ter sido evitados.



Por exemplo, contratar um DJ amador pode resultar em falhas técnicas durante o evento e deixar as pessoas desconfortáveis. Por isso, a necessidade de contratar profissionais qualificados para a garantia de que tudo seja feito com excelência.



<h3>4. Não considerar o orçamento disponível</h3>



Outra coisa a ser evitada é a falta de consideração com o orçamento disponível para o início do planejamento do projeto. Isso pode levar o evento a gastos excessivos, falta de dinheiro para itens importantes e até mesmo à necessidade de cancelar o evento.



Portanto, antes de começar a planejar, defina um orçamentamento realista e faça uma lista de todas as despesas previstas. Sugerimos, também, que você considere todas as opções de produtos disponíveis e escolha somente àqueles que atendem as necessidades do evento.



<h3>5. Não escolher uma ticketeira boa para a venda de ingressos</h3>



A escolha de um bom software para a intermediação de organização e venda de ingressos é crucial para o evento dar certo. Afinal, escolher um ticketeira não profissional e de baixa qualidade pode levar a problemas como falhas no sistema de vendas, dificuldade de acesso dos ingressos pelos clientes, atrasos na entrada do público e até mesmo fraude.



Assim, ao escolher uma plataforma para a venda de ingressos, considere fatores como:



<ul>
<li>experiência;</li>



<li>suporte técnico;</li>



<li>facilidade de uso;</li>



<li>e taxas cobradas.</li>
</ul>



É importante considerar, também, que a ticketeira escolhida ofereça diversas opções de pagamento convenientes e seguras, como boleto bancário, cartão de crédito e pix. Isso facilitará a compra de ingressos pelos convidados, os deixando mais satisfeitos com o seu evento.



Para te auxiliar nessa etapa do planejamento, a Eventiza, plataforma de intermediação de organização e venda de ingressos, oferece ferramentas de gerenciamento, aplicativos para os organizadores e participantes do evento, relatórios de pedidos em tempo real e diversas outras funções para que o seu show, festa ou congresso sejam bem-sucedidos.



Conheça os <a href="https://eventiza.com.br/nossos-planos">nossos planos</a> e veja como é fácil otimizar a organização e venda de ingressos do seu evento.

Descubra os 4 erros mais comuns que as pessoas cometem na hora de organizar um evento e aprenda como evitá-los.

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4 erros que você deve evitar na hora de organizar o seu evento

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É fato que organizar um evento é uma tarefa desafiadora, afinal, o processo de produção demanda um bom planejamento para que todas as etapas do projeto saiam como o planejado. É por isso que o sucesso do show, festa ou congresso, dependem exclusivamente de um bom briefing de eventos para que erros não sejam cometidos. &hellip; 
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O briefing para eventos é essencial para a realização de qualquer show, festival, espetáculo, festa e congresso, já que funciona como um documento que servirá como um guia para execução de um projeto. A partir dele, se obtém informações precisas e claras sobre os objetivos, perfil do público, local, data, horário, formato e requisitos técnicos e logísticos do evento. Neste artigo, vamos definir o que é o briefing para eventos, a importância dele e fornecer um guia prático para a criação de um.



Por isso, já se acomode na sua cadeira e boa leitura!



<h2>O que é briefing para eventos</h2>



O briefing para eventos é um documento que contém todas as informações necessárias para planejar, organizar e executar um evento. Esse documento, que geralmente é criado pelo organizador, é compartilhado com todas as pessoas envolvidas no projeto (prestadores de serviço, fornecedores, patrocinadores e equipe de produção) para que todos possam ficar a par dos processos necessários para a realização do evento.



O briefing deve conter informações básicas como: objetivo do evento, local, público-alvo, orçamento, cronograma, quantidade de público, duração, data, serviços que serão oferecidos (A/B) necessidades técnicas, entre outras informações relevantes, funcionando como um guia para que todos os detalhes sejam considerados e nada seja esquecido.



<h2>Qual a importância de um briefing para eventos?</h2>



Como mencionamos acima, o briefing é um documento que contém todas as informações de um evento, portanto, ele é essencial para a garantia e sucesso do projeto. Afinal, sem ele, informações podem ser perdidas ou desencontradas, levando o evento a falhas na organização.



Dessa forma, o briefing se mostra importante por ajudar a alinhar todas as partes envolvidas no processo, garantindo que todos estejam a par das suas responsabilidades e obrigações para a organização do evento.



De forma prática, esse documento:



<ul>
<li>fornece uma visão geral e específica do evento, de modo que fique mais fácil atingir os resultados esperados;</li>



<li>ajuda a definir e controlar o orçamento do projeto;</li>



<li>melhora a comunicação entre todas as partes envolvidas, evitando falta de alinhamento;</li>



<li>diminui os retrabalhos, já que tudo está explicitado e com passo a passo;</li>



<li>e aprimora a organização do evento.</li>
</ul>



Prático, né? Por isso, a necessidade de um bom briefing para que o organizador e as outras partes do evento consigam ter resultados expressivos com o projeto.



<h2>Como criar um briefing eficiente?</h2>



 1. Escreva as ideias gerais sobre o evento



Para a criação de um briefing bom e eficaz é necessário que, primeiro, o organizador do evento saiba responder questões gerais sobre o projeto para que o serviço entregue seja adequado e coerente.



Portanto, neste documento, é necessário que organizador estabeleça alguns elementos-chave, como:



<ul>
<li>qual o modelo do evento;</li>



<li>itens necessários dentro do modelo;</li>



<li>se o evento terá atrações;</li>



<li>onde ocorrerá;</li>



<li>e o horário que ele irá acontecer.</li>
</ul>



 2. Defina o objetivo do evento



Após escrever os elementos-chave do evento, é necessário que o organizador defina o objetivo do projeto. O objetivo é a razão pela qual o evento será realizado e deve ser específico e mensurável. É importante, também, que todos os envolvidos estejam cientes do objetivo para que possam trabalhar juntos para alcançá-lo.



Por exemplo, em um evento corporativo, o objetivo pode ser aumentar o engajamento da equipe e a produtividade, oferecendo uma oportunidade para a equipe interagir e colaborar em um ambiente diferente do de trabalho.



Independente do segmento em questão, é possível definir metas macro ou micro, deixando, sempre, todos a par do objetivo desejado.



Importante ressaltar, também, que ao definir um objetivo é importante considerar o público-alvo e as necessidades e expectativas deles.



 3. Identifique o público alvo



Para o sucesso do evento e um briefing de fato específico, é necessário identificar o público-alvo e suas expectativas acerca do show, festa ou congresso. Isso permite que as estratégias do evento sejam direcionadas especificamente para essas pessoas, de modo que elas fiquem satisfeitas com o que foi oferecido.



É essencial identificar as características demográficas do público, como idade, gênero, localização, entre outros fatores decisivos. Além de considerar os seus interesses, comportamentos e hábitos.



 4. Defina o orçamento



Após identificar o público-alvo, é importante ter uma estimativa da verba disponível para a realização do evento. Isso é importante, pois <a href="https://eventiza.com.br/blog/como-faco-o-orcamento-de-um-evento">o orçamento será o fator determinante para o escopo do projeto</a>, ou seja, quais serão as atividades e recursos disponíveis para o evento.



Com essa definição e controle, é possível gerenciar de uma maneira mais eficaz os gastos que serão feitos, evitando o mau uso do dinheiro. É importante saber, ainda, que o orçamento é um investimento, de forma que o bom gerenciamento pode maximizar o retorno do que foi gasto.



 5. Liste os requisitos técnicos e logísticos



Os requisitos técnicos envolvem aspectos como equipamentos, iluminação, som, vídeo, internet, entre outros elementos importantes para a realização do evento. Ao listar o que o projeto necessita para o seu bom funcionamento, é possível garantir que a equipe de produção esteja a par do que o evento precisa contratar para contar com um suporte técnico adequado.



Já os requisitos logísticos incluem aspectos como transporte, hospedagem, alimentação e segurança para os participantes, convidados e equipe de produção. Ao listar esses requisitos no briefing, é possível certificar que todos os envolvidos no evento tenham as condições necessárias para desempenhar suas funções de forma adequada e segura.



 6. Defina os prazos e o cronograma



O briefing precisa conter, também, todas as informações referentes aos prazos e cronograma para as ações. Isso é fundamental para a garantia e sucesso do evento, já que o calendário de atividades auxilia a equipe a ter uma visão mais ampla do que precisam fazer e quais os prazos de entrega.



 7. Defina como será a venda de ingressos



Caso o evento tenha lucro como finalidade, a venda de ingressos é uma das partes mais importantes do projeto, afinal, é a partir dela que o organizador e as outras partes do evento conseguirão obter a receita do projeto. Portanto, é fundamental que o organizador defina previamente como será essa venda. Atualmente, é possível fazer essa venda de tickets de <a href="https://eventiza.com.br/blog/quais-os-beneficios-de-se-vender-ingressos-online">maneira digital</a>, de modo que o público-alvo tenha mais facilidade de compra ou de transferência de ingresso. Além disso, a venda online, ainda, possibilita que o organizador não gaste dinheiro com ingressos físicos, já que eles demandam um alto valor gráfico.



<figure class="wp-block-image size-large"><img decoding="async" loading="lazy" width="1024" height="577" src="https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159-1024x577.jpg" alt="" class="wp-image-440" srcset="https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159-1024x577.jpg 1024w, https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159-266x150.jpg 266w, https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159-20x11.jpg 20w, https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159-768x432.jpg 768w, https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159-1536x865.jpg 1536w, https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159-1568x883.jpg 1568w, https://endpoints.eventiza.com.br/wp-content/uploads/2023/03/shutterstock_2141095159.jpg 2000w" sizes="(max-width: 1024px) 100vw, 1024px" /></figure>



<h2>Perguntas frequentes sobre o briefing para eventos</h2>



<h3 class="has-dark-gray-color has-text-color">Como escrever esse documento?</h3>



É preciso que o documento seja claro e conciso, fornecendo informações completas sobre todos os aspectos do evento, desde o objetivo até os detalhes técnicos e logísticos.



Além disso, o briefing, também, necessita de um cronograma fixo para o planejamento eficaz e uma execução sem atrasos.



É importante, ainda, que esse documento seja revisado e atualizado constantemente, para garantir que as informações não se misturem e se mantenham atualizadas.



<h3 class="has-dark-gray-color has-text-color">Qual a diferença entre briefing e roteiro de eventos?</h3>



O briefing e o roteiro de eventos são dois documentos diferentes, mas que estão relacionados ao planejamento e organização de eventos. O briefing contém informações gerais sobre o projeto, com um cronograma do que deve ser feito até o dia do evento.



O roteiro, por outro lado, é um documento que contém a programação detalhada do evento, com horários, atividades, palestrantes, atrações, intervalos, entre todos os outros elementos que compõem a estrutura do projeto.



Em resumo, o briefing é um documento que segue uma linha mais ampla e organizacional e o roteiro é um documento mais específico, que descreve a programação de um evento.



<h3>Como a Eventiza pode te auxiliar no seu briefing para eventos?</h3>



<a href="https://eventiza.com.br">A Eventiza é uma solução digital</a> que promove a intermediação para a organização e venda de ingressos de eventos, sejam eles pagos ou gratuitos. Portanto, a plataforma auxilia organizadores a criarem e gerenciarem seus eventos de uma maneira mais simples e desburocratizada, sendo uma opção relevante para um projeto com mais sucesso de gerenciamento e retorno de investimento.



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O briefing para eventos é um documento que detalha todas as informações sobre um evento. Neste artigo, vamos explicar o que é, qual a importância e como fazer um briefing para eventos.

Briefing para eventos: o que é, por que é importante e como fazer - Eventiza

Briefing para eventos: o que é, por que é importante e como fazer

O briefing para eventos é essencial para a realização de qualquer show, festival, espetáculo, festa e congresso, já que funciona como um documento que servirá como um guia para execução de um projeto. A partir dele, se obtém informações precisas e claras sobre os objetivos, perfil do público, local, data, horário, formato e requisitos técnicos &hellip; 
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Atualmente vivemos em uma era extremamente conectada, onde uma simples conversa e o acesso à amigos e conhecidos está a nosso alcance através de poucos toques de dedo em uma tela de celular.



Assim, a tecnologia passou a ser empregada em diversos setores, a fim de facilitar suas práticas e burocracias. Com a organização de eventos não foi diferente! Hoje é possível, através da venda de ingressos online, evitar filas gigantescas, oferecendo formas fáceis e intuitivas de aquisição de ingressos, sob as mais diversas formas de pagamento existentes.



Muitas frustrações foram deixadas de lado, seus participantes não mais precisam se deslocar à pontos de venda, e seu evento pode ter um site exclusivo, contendo todas as informações necessárias para seus participantes, e você ainda não precisa se preocupar com a programação ou criação de uma plataforma para isso. Várias plataformas estão presentes no mercado e disponíveis para que você faça isso sem qualquer dor de cabeça.



A venda de ingressos online pode trazer vários benefícios, e neste post vamos citar alguns deles a fim de incentivar você, organizador de eventos, a abandonar a metodologia tradicional de gerência de eventos, e passar a empregar ainda mais tecnologias em seus congressos e shows.



Um primeiro ponto importante é a possibilidade de criar quantos tipos de ingressos forem necessários, sem que seu gasto aumente devido à isso. Você poderá dividir seus tipos de ingressos em grupos e/ou lotes da forma que achar conveniente e de maneira intuitiva.



Além disso, a venda online de ingressos te garante acesso à estatísticas de forma rápida e sem que você precise criar gráficos para acompanhamento de suas vendas. Eles já vem prontos! E te auxiliam a fazer previsões para futuros eventos, a fim de entender quais os horários e datas de maior venda.



O canal de comunicação com seus participantes também fica simplificado. Qualquer tipo de problema gerado antes, durante ou depois do processo de compra poderá ser resolvido sem que o participante precise se deslocar, pois você poderá conversar com todos eles de forma online, ou ainda disparar conjuntos de e-mails informativos à todos por custo zero!



Se os ingressos são vendidos online, então diversos procedimentos também poderão ser desburocratizados e serem feitos de forma virtual, como por exemplo o check-in de participantes, a fim de facilitar a entrada e evitar aglomerações no início de seu evento.



Todos estes benefícios, e muitos outros, estão presentes na nossa plataforma, o Eventiza. Contamos com uma plataforma preparada para receber o seu evento de forma segura e organizada, trazendo tanto para você organizador, quanto para seus participantes, uma experiência de usuário extremamente intuitiva e estudada para facilitar os processos mais recorrentes na realização de eventos.



Para eventos gratuitos, nenhuma taxa é cobrada, e para eventos pagos apenas uma taxa administrativa é cobrada em cada inscrição efetuada. Esse valor pode ser tanto absorvido, ou repassado para o seu comprador, de forma fácil e rápida.



Conheça os nossos <a href="/nossos-planos">planos</a> e dê um up em sua venda de ingressos e estrutura de eventos. Qualquer dúvida fale conosco e estaremos de prontidão para responder seus questionamentos :).

Atualmente vivemos em uma era extremamente conectada, onde uma simples conversa e o acesso à amigos e conhecidos está a nosso alcance através de poucos toques de dedo em uma tela de celular. Assim, a tecnologia passou a ser empregada em diversos setores, a fim de facilitar suas práticas e burocracias. Com a organização de &hellip; Continue reading "Quais os benefícios de se vender ingressos online?"

Quais os benefícios de se vender ingressos online? - Eventiza

Quais os benefícios de se vender ingressos online?

Atualmente vivemos em uma era extremamente conectada, onde uma simples conversa e o acesso à amigos e conhecidos está a nosso alcance através de poucos toques de dedo em uma tela de celular. Assim, a tecnologia passou a ser empregada em diversos setores, a fim de facilitar suas práticas e burocracias. Com a organização de &hellip; 
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Em geral patrocinadores são peça importante na realização de eventos tanto para auxílio financeiro e custeio de gastos iniciais, quanto para auxiliar na estratégia de divulgação.



Estes patrocinadores inclusive ser empresas de algum ramo específico que podem, por exemplo, auxiliar na infraestrutura de seu evento, ofertando disponibilidade de local, alimentação, bebidas, utensílios para realização de alguma atividade e etc.



Portanto nesta postagem vamos dar algumas dicas de como captar patrocinadores de forma eficaz.



<h3>Planejamento e propósito do evento</h3>



Saber que seu evento está bem planejado, organizado e com um propósito bem definido são fatores cruciais para que uma empresa o veja com seriedade e tenha confiança a ponto de patrociná-lo.



Portanto sugerimos que você tenha seu cronograma e custos do evento bem definidos, registrando expectativas de lucro, a fim de trazer credibilidade à proposta para que uma empresa possa patrocinar seu evento.



Se o evento tiver cunho beneficente, melhor ainda! Muitas empresas se interessam em ter seus nomes vinculados à essa causa, então sempre ressalte estes fatores em sua proposta, afinal fazer filantropia é ótimo e todo mundo ganha com isso!



<h3>Empresas relacionadas com o propósito do evento</h3>



Captar patrocinadores para seu evento fica mais fácil se eles estiverem relacionados com o propósito do seu evento. Contacte cada um dos possíveis patrocinadores e verifique com qual setor conversar para uma possível parceria e redução de custos como patrocínio, por exemplo.



Esses patrocínios podem acontecer tanto através de dinheiro, diretamente, mas principalmente por meio do oferecimento de produtos à preço de custo, ou ainda barateamento em seu valor final. Isso é muito comum em festas que oferecem bebidas e/ou comidas, e consegue-se patrocínios de empresas gigantes, a qual em troca pede a exposição de sua marca, de acordo com as próprias determinações dela.



<h3>Benefícios ao patrocinador</h3>



Conseguir um patrocinador fica ainda mais fácil se você souber como convencê-lo, dizendo o que ele ganhará patrocinando o seu evento, concorda?



Nessa hora é importante deixar claro o que ele, potencialmente, receberá em troca colocando sua marca junto ao seu evento, por exemplo: ganhar clientes, algum espaço para divulgar seus produtos, atrelar seu nome junto à benfeitorias, aumento indireto de suas vendas, e etc.



Como muitas vezes não é possível conseguir diretamente o dinheiro, vocês podem estabelecer uma relação de parceria onde ele, pode, também, oferecer brindes/produtos aos seus participantes (que sejam interessantes ao seu evento), em troca de ter seu nome divulgado.



O objetivo, no fim das contas, é que ambos saiam ganhando e as relações estejam estabelecidas da forma mais profissional possível. Use e aproveite estas dicas ao máximo! Não temos dúvidas de que elas serão de grande ajuda durante o período em que você estiver prospectando patrocinadores.

Em geral patrocinadores são peça importante na realização de eventos tanto para auxílio financeiro e custeio de gastos iniciais, quanto para auxiliar na estratégia de divulgação. Estes patrocinadores inclusive ser empresas de algum ramo específico que podem, por exemplo, auxiliar na infraestrutura de seu evento, ofertando disponibilidade de local, alimentação, bebidas, utensílios para realização de &hellip; Continue reading "Captando patrocinadores para meu evento"

Captando patrocinadores para meu evento - Eventiza

Captando patrocinadores para meu evento

Em geral patrocinadores são peça importante na realização de eventos tanto para auxílio financeiro e custeio de gastos iniciais, quanto para auxiliar na estratégia de divulgação. Estes patrocinadores inclusive ser empresas de algum ramo específico que podem, por exemplo, auxiliar na infraestrutura de seu evento, ofertando disponibilidade de local, alimentação, bebidas, utensílios para realização de &hellip; 
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