Briefing para eventos: o que é, por que é importante e como fazer
O briefing para eventos é essencial para a realização de qualquer show, festival, espetáculo, festa e congresso, já que funciona como um documento que servirá como um guia para execução de um projeto. A partir dele, se obtém informações precisas e claras sobre os objetivos, perfil do público, local, data, horário, formato e requisitos técnicos e logísticos do evento. Neste artigo, vamos definir o que é o briefing para eventos, a importância dele e fornecer um guia prático para a criação de um.
Por isso, já se acomode na sua cadeira e boa leitura!
O que é briefing para eventos
O briefing para eventos é um documento que contém todas as informações necessárias para planejar, organizar e executar um evento. Esse documento, que geralmente é criado pelo organizador, é compartilhado com todas as pessoas envolvidas no projeto (prestadores de serviço, fornecedores, patrocinadores e equipe de produção) para que todos possam ficar a par dos processos necessários para a realização do evento.
O briefing deve conter informações básicas como: objetivo do evento, local, público-alvo, orçamento, cronograma, quantidade de público, duração, data, serviços que serão oferecidos (A/B) necessidades técnicas, entre outras informações relevantes, funcionando como um guia para que todos os detalhes sejam considerados e nada seja esquecido.
Qual a importância de um briefing para eventos?
Como mencionamos acima, o briefing é um documento que contém todas as informações de um evento, portanto, ele é essencial para a garantia e sucesso do projeto. Afinal, sem ele, informações podem ser perdidas ou desencontradas, levando o evento a falhas na organização.
Dessa forma, o briefing se mostra importante por ajudar a alinhar todas as partes envolvidas no processo, garantindo que todos estejam a par das suas responsabilidades e obrigações para a organização do evento.
De forma prática, esse documento:
- fornece uma visão geral e específica do evento, de modo que fique mais fácil atingir os resultados esperados;
- ajuda a definir e controlar o orçamento do projeto;
- melhora a comunicação entre todas as partes envolvidas, evitando falta de alinhamento;
- diminui os retrabalhos, já que tudo está explicitado e com passo a passo;
- e aprimora a organização do evento.
Prático, né? Por isso, a necessidade de um bom briefing para que o organizador e as outras partes do evento consigam ter resultados expressivos com o projeto.
Como criar um briefing eficiente?
1. Escreva as ideias gerais sobre o evento
Para a criação de um briefing bom e eficaz é necessário que, primeiro, o organizador do evento saiba responder questões gerais sobre o projeto para que o serviço entregue seja adequado e coerente.
Portanto, neste documento, é necessário que organizador estabeleça alguns elementos-chave, como:
- qual o modelo do evento;
- itens necessários dentro do modelo;
- se o evento terá atrações;
- onde ocorrerá;
- e o horário que ele irá acontecer.
2. Defina o objetivo do evento
Após escrever os elementos-chave do evento, é necessário que o organizador defina o objetivo do projeto. O objetivo é a razão pela qual o evento será realizado e deve ser específico e mensurável. É importante, também, que todos os envolvidos estejam cientes do objetivo para que possam trabalhar juntos para alcançá-lo.
Por exemplo, em um evento corporativo, o objetivo pode ser aumentar o engajamento da equipe e a produtividade, oferecendo uma oportunidade para a equipe interagir e colaborar em um ambiente diferente do de trabalho.
Independente do segmento em questão, é possível definir metas macro ou micro, deixando, sempre, todos a par do objetivo desejado.
Importante ressaltar, também, que ao definir um objetivo é importante considerar o público-alvo e as necessidades e expectativas deles.
3. Identifique o público alvo
Para o sucesso do evento e um briefing de fato específico, é necessário identificar o público-alvo e suas expectativas acerca do show, festa ou congresso. Isso permite que as estratégias do evento sejam direcionadas especificamente para essas pessoas, de modo que elas fiquem satisfeitas com o que foi oferecido.
É essencial identificar as características demográficas do público, como idade, gênero, localização, entre outros fatores decisivos. Além de considerar os seus interesses, comportamentos e hábitos.
4. Defina o orçamento
Após identificar o público-alvo, é importante ter uma estimativa da verba disponível para a realização do evento. Isso é importante, pois o orçamento será o fator determinante para o escopo do projeto, ou seja, quais serão as atividades e recursos disponíveis para o evento.
Com essa definição e controle, é possível gerenciar de uma maneira mais eficaz os gastos que serão feitos, evitando o mau uso do dinheiro. É importante saber, ainda, que o orçamento é um investimento, de forma que o bom gerenciamento pode maximizar o retorno do que foi gasto.
5. Liste os requisitos técnicos e logísticos
Os requisitos técnicos envolvem aspectos como equipamentos, iluminação, som, vídeo, internet, entre outros elementos importantes para a realização do evento. Ao listar o que o projeto necessita para o seu bom funcionamento, é possível garantir que a equipe de produção esteja a par do que o evento precisa contratar para contar com um suporte técnico adequado.
Já os requisitos logísticos incluem aspectos como transporte, hospedagem, alimentação e segurança para os participantes, convidados e equipe de produção. Ao listar esses requisitos no briefing, é possível certificar que todos os envolvidos no evento tenham as condições necessárias para desempenhar suas funções de forma adequada e segura.
6. Defina os prazos e o cronograma
O briefing precisa conter, também, todas as informações referentes aos prazos e cronograma para as ações. Isso é fundamental para a garantia e sucesso do evento, já que o calendário de atividades auxilia a equipe a ter uma visão mais ampla do que precisam fazer e quais os prazos de entrega.
7. Defina como será a venda de ingressos
Caso o evento tenha lucro como finalidade, a venda de ingressos é uma das partes mais importantes do projeto, afinal, é a partir dela que o organizador e as outras partes do evento conseguirão obter a receita do projeto. Portanto, é fundamental que o organizador defina previamente como será essa venda. Atualmente, é possível fazer essa venda de tickets de maneira digital, de modo que o público-alvo tenha mais facilidade de compra ou de transferência de ingresso. Além disso, a venda online, ainda, possibilita que o organizador não gaste dinheiro com ingressos físicos, já que eles demandam um alto valor gráfico.
Perguntas frequentes sobre o briefing para eventos
Como escrever esse documento?
É preciso que o documento seja claro e conciso, fornecendo informações completas sobre todos os aspectos do evento, desde o objetivo até os detalhes técnicos e logísticos.
Além disso, o briefing, também, necessita de um cronograma fixo para o planejamento eficaz e uma execução sem atrasos.
É importante, ainda, que esse documento seja revisado e atualizado constantemente, para garantir que as informações não se misturem e se mantenham atualizadas.
Qual a diferença entre briefing e roteiro de eventos?
O briefing e o roteiro de eventos são dois documentos diferentes, mas que estão relacionados ao planejamento e organização de eventos. O briefing contém informações gerais sobre o projeto, com um cronograma do que deve ser feito até o dia do evento.
O roteiro, por outro lado, é um documento que contém a programação detalhada do evento, com horários, atividades, palestrantes, atrações, intervalos, entre todos os outros elementos que compõem a estrutura do projeto.
Em resumo, o briefing é um documento que segue uma linha mais ampla e organizacional e o roteiro é um documento mais específico, que descreve a programação de um evento.
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