Como planejar um evento de networking eficiente

Trabalhar na organização de um evento de networking pode ser uma tarefa complexa, porém é uma das melhores maneiras para se criar conexões de valor. No planejamento de um evento de sucesso, você possui a oportunidade de reunir pessoas com objetivos, habilidades e em especial interesses semelhantes. Desta forma, criar um ambiente que favoreça a interação de forma natural, sem forçar qualquer pessoa a se sentir desconfortável, é o grande segredo por trás de tudo.

Nesta postagem iremos compartilhar com você sete etapas, contendo um passo a passo para auxiliá-lo no planejamento de um evento de networking que seja capaz de proporcionar conexões proveitosas e especialmente duradouras para todos os participantes envolvidos.

1. Defina o objetivo do seu evento

Primeiramente é importante entender o que você quer alcançar com o evento se colocando no lugar dos seus participantes: ao participar deste evento irei conseguir encontrar novos parceiros de negócios? Encontrarei novos clientes para o meu negócio? Durante o evento conseguirei expandir meu círculo de contatos na área de tecnologia e inovação?

Ter um objetivo claro irá auxiliar nas decisões do planejamento inicial, entendendo qual o seu público-alvo, data, local e em especial o formato do seu evento. O primeiro passo é entender o que os seus participantes estarão buscando ao participar do seu evento, e não necessariamente o que nós mesmos acreditamos ser o ideal sem qualquer métrica.

2. Escolha um local condizente

O local precisa, sobretudo, ser acessível e proporcionar um ambiente que seja confortável para conexões e interações, e isto torna a escolha do local uma das mais relevantes no escopo de todo evento.

É importante levar em conta alguns pontos, tais como a proximidade com transportes públicos (facilidade no deslocamento), acústica do local, se o espaço é aberto ou mais intimista e também se está próximo de pontos de alimentação.

Importante: se o evento for maior, hotéis com salas de convenções ou ainda espaços destinados à palestras podem ser o ideal. Para eventos menores, um ambiente mais convidativo em termos de decorações pode ser o ideal.

3. Defina uma agenda atrativa

Para que o evento tenha fluidez em toda sua programação e esteja interessante ao público durante toda a sua realização, é necessário ter uma atenção especial ao cronograma, pois evitará que os participantes se desconectem da imersão proporcionada, ou ainda se sintam perdidos.

É importante que haja equilíbrio entre momentos de apresentações com maior formalidade (palestras, por exemplo) e de interação com os participantes. Desta forma será possível prender a atenção de todos por mais tempo.

Algumas atividades mais dinâmicas poderão ser oferecidas neste cronograma:

• Rodada de apresentações, onde os participantes se apresentam rapidamente e falam um pouco sobre seu segmento (em quantidade reduzida para eventos maiores);
• Dinâmicas de grupo, para induzir pessoas que estejam sozinhas a conhecer e interagir com terceiros, abrindo espaço para networkings mais adiante;
• Momentos de perguntas e respostas para fomentar a troca de ideias;
• Coffe breaks e pausas para networking e socialização, para que as pessoas possam descansar a cabeça, e conversar com outros participantes.

4. Use a tecnologia a seu favor

Nos dias atuais a tecnologia já está consagrada como uma grande aliada na organização e gerenciamento de eventos de networking. Desta forma, considere utilizar plataformas de eventos, como a Eventiza, que auxiliam diretamente no controle de presença e de inscrição dos participantes.

Dica importante: crie um grupo no WhatsApp ou LinkedIn para o seu evento, de forma que os participantes já possam se conectar antes mesmo do evento ocorrer. Isso os ajudará a manter o networking ativo mesmo após o término do evento.

5. Divulgue seu evento com estratégias definidas

A etapa de marketing e divulgação do seu evento é extremamente importante para que você possa atingir as pessoas certas, ao invés de terceiros que eventualmente não estejam interessados nesta temática. Desta forma, é importante que desde o início você tenha bem definida a persona (perfil do participante) que você deseja atrair, utilizando uma linguagem que se comunique com este público, e deixando claro os benefícios de participar deste evento, bem como as oportunidades que estarão abertas.

Fazer o uso de listas de e-mails, uso de redes sociais para divulgação e ainda parcerias com influenciadores (ou ainda palestrantes do evento) são algumas das mais importantes ferramentas que podem auxiliar na divulgação do evento para atrair o público certo.

6. Crie oportunidades reais de conexão para os participantes

Apesar de palestras e demais apresentações serem o principal chamariz para eventos deste tipo, os principais momentos de um evento desta natureza estão nos momentos de interação entre os participantes. Desta forma, é de extrema importância incentivar todos a se conectarem, e isto pode ser feito por meio de algumas dicas básicas:

• Organize atividades em grupo, de forma que a incentivar as pessoas a se comunicar e trocar informações;
• Em momentos de pausa, é importante que os participantes tenham tempo suficiente para se conhecer e compartilhar oportunidades de negócio;
• Ofereça cartões de visita personalizados à todos, bem como acesso à compartilhamento de informações entre participantes de forma facilitada (código QR com leitura contendo dados de participantes, aplicativo do evento, etc).

7. Faça um acompanhamento após o evento

Quando um evento termina, já é aberta a possibilidade de um próximo. Desta forma, para que as conexões efetuadas realmente se transformem em oportunidades, é importante realizar um follow-up com os participantes (via e-mail, por exemplo) agradecendo pela participação e também é uma oportunidade para compartilhar outros conteúdos relevantes relacionados à temática do evento, incentivando todos a manterem contato.

Dica: usar o LinkedIn para reforçar a conexão com os participantes pode ser uma estratégia interessante, e que inclusive pode gerar novas oportunidades de colaboração.

O sucesso está no planejamento e nas conexões!

Nunca se esqueça que a chave de sucesso para o seu evento está em, sobretudo, criar um ambiente que favoreça interações de forma autêntica, e não somente na forma com como você organiza, mas sim em como os participantes aproveitam esta oportunidade para se conectar uns aos outros.

Com estas dicas, seguramente você estará pronto e preparado para tirar do papel eventos memoráveis e que gerem verdadeiras oportunidades de crescimento profissional para todos os envolvidos.